Khi một ai đó (người VN hoặc nước ngoài) thực hiện một số thủ tục hành chính tại Việt Nam như: đăng ký kết hôn, xin nhận cha, mẹ, đổi bằng lái xe do nước ngoài cấp, xin thẻ thường trú ... Cơ quan hành chính Việt Nam sẽ đề nghị người đó phải “Hợp pháp hóa lãnh sự” những giấy tờ/tài liệu có liên quan của người đó – do cơ quan nước ngoài cấp. Từ đó, những giấy tờ này mới có giá trị pháp lý tại Việt Nam.
 

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì ?
(consular legalization in Vietnam)

Hợp pháp hóa lãnh sự - về mặt hình thức, là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp cho đương sự. Và nay đương sự muốn được công nhận giá trị pháp lý của những giấy tờ/tài liệu đó để sử dụng tại Việt Nam. 
 

Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có qui định khác

Ví dụ: Anh A là người Việt Nam cưới vợ (chị B) là người quốc tịch Hàn Quốc. Sau đó hai người ly hôn tại Hàn Quốc. Tòa án Hàn Quốc ra bản án ly hôn bằng tiếng Hàn. Nay anh A muốn về Việt Nam cưới vợ lần nữa, như vậy anh phải chứng minh mình là người độc thân. Tuy nhiên, vì bản án ly hôn là tiếng Hàn, do tòa án Hàn Quốc ban hành, cho nên anh A phải làm thủ tục “hợp pháp hóa lãnh sự” – “chuyển hóa” bản án Hàn Quốc để được công nhận tại Việt Nam. 
 

( Qua đó cũng có thể thấy là để hợp pháp hóa lãnh sự, trước hết cần phải dịch văn bản/tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp sang tiếng Việt).
 

Cơ quan nào của Việt Nam có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự?
 

Việc hợp pháp hóa lãnh sự do các cơ quan sau có thẩm quyền chứng thực:
 

o - Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Cục Lãnh sự); 
 

o - Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Sở Ngoại vụ); 
 

o - Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam (gọi chung là cơ quan đại diện Việt Nam) được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài ( hiểu nôm na là Đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt Nam ở nước ngoài).
 

Hai loại hợp pháp hóa lãnh sự:
 

Việc hợp pháp hóa lãnh sự về bản chất chia thành 2 loại sau đây:
 

- Hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm việc chứng thực nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu; 
 

Ví dụ: Vì mục đích kinh doanh tại Việt Nam, ông C là người Mỹ làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự một bản Hợp đồng kinh tế ký tại Mỹ giữa công ty ông và một công ty khác cũng của Mỹ. Khi đó, cơ quan lãnh sự của Việt Nam có thể chứng thực để hợp pháp hóa lãnh sự bản hợp đồng. Nhưng không bao gồm việc “hợp pháp” (công nhận) những nội dung ghi trong hợp đồng ( vì phía Việt Nam thực chất cũng không thể biết và cũng không cần biết nội dung hợp đồng đó “có vấn đề” gì hay không).
 

- Hợp pháp hóa lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. 
 

Ví dụ: trường hợp anh A nêu ở đầu bài viết, cơ quan lãnh sự Việt Nam có thể hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm cả việc “công nhận” luôn cả hình thức lẫn nội dung của bản án ly hôn là đúng luật, được pháp luật Việt Nam công nhận.
 

Việc hợp pháp hóa lãnh sự theo loại nào là do cơ quan lãnh sự Việt Nam xem xét, đánh giá và quyết định. Và còn phụ thuộc vào các văn bản trong lĩnh vực tư pháp giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ nước phát hành văn bản, tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự nữa. Hiểu nôm na là phía Việt Nam có quyền công nhận hoặc không công nhận giá trị “áp dụng” của văn bản/tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp - tại Việt Nam.
 

Những trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự: ( Có thể thay đổi theo thời gian)
(consular legalization in Vietnam)
 

Tính đến tháng 9/2011, đó là:
 

- Giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của các nước đã ký kết với Việt Nam điều ước quốc tế, trong đó có quy định về việc miễn hợp pháp hoá lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu của nhau; 
 

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự của nước ngoài tại Việt Nam cấp cho công dân nước đó để sử dụng tại Việt Nam, trên nguyên tắc có đi có lại;
 

- Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Cộng hoà nhân dân Trung Hoa, Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào và Vương quốc Campuchia (sau đây gọi là các nước láng giềng) cấp cho công dân của họ thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam để sử dụng cho việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi với công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với nước đó.
 

Một số điều cần lưu ý khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: 
 

Theo qui định tại Thông tư số 01/1999/TT-NG của Bộ Ngoại giao, cần lưu ý:
 

- Giấy tờ, tài liệu để đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự phải được trình bày rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp giấy tờ, tài liệu đã bị tẩy xóa, sửa chữa thì chỗ bị tẩy xóa, sửa chữa phải được đính chính theo qui định của pháp luật nơi lập văn bản;
 

- Giấy tờ, tài liệu có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
 

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ phải được chứng thực bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài đó tại Việt Nam hoặc kiêm nhiệm tại Việt Nam;
 

- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam phải được chứng thực bởi:
 

* Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại. Đối với các nước có chế độ liên bang thì tùy theo thực tiễn và pháp luật địa phương, Cục Lãnh sự sẽ hướng dẫn cụ thể đối với từng cơ quan đại diện Việt Nam về cơ quan có thẩm quyền chứng thực của nước ngoài đó.
 

* Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại hoặc kiêm nhiệm nếu là giấy tờ tài liệu của nước thứ ba đó.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự :

o Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu);
 

o Bản chính hoặc bản sao có chứng nhận sao y các giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự, kèm theo bản dịch (nếu có).

Trong một số trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngoài thông dụng khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được (bản dịch đó phải được công chứng - công chứng ở đây được hiểu là việc cơ quan công chứng địa phương hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký của người dịch theo qui định của pháp luật).
 

o Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên (tức không cần chứng nhận sao y);
 

o Một (01) bản chụp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế khác của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu);
 

o Việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện trong thời hạn từ một đến hai ngày làm việc kể từ ngày các bạn nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa có số lượng nhiều hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn trên có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
 

Lưu ý là phải đóng lệ phí.

Những trường hợp bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự:

- Nội dung của giấy tờ, tài liệu trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam hoặc có thể gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam; 
 

- Không xác định rõ mục đích của việc sử dụng giấy tờ, tài liệu; 
 

- Chữ ký, con dấu đề nghị được chứng thực không phải là chữ ký, con dấu gốc; 
 

Cần lưu ý là : viên chức có thẩm quyền của Việt Nam cũng không được hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu liên quan đến bản thân mình, đến những người trong gia đình mình như: vợ-chồng, bố-mẹ (kể cả bố mẹ vợ, bố mẹ chồng, bố mẹ nuôi), anh, chị, em ruột (kể cả anh chị em vợ-chồng, anh chị em nuôi), ông bà nội, ông bà ngoại, con (kể cả con nuôi, con dâu, con rể), cháu (gồm các con của con trai, con gái, con nuôi).

(Theo Pháp lệnh lãnh sự năm 1990)
(consular legalization in Vietnam)
 

"Công ty Luật Á Đông: Dịch vụ thành lập công ty, business registration certificate, thủ tục thành lập doanh nghiệp liên doanh, thủ tục thành lập công ty 100% vốn nước ngoài, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh,  thủ tục chuyển nhượng đất đai, sở hữu trí tuệ, M&A, thủ tục giải quyết tranh chấp, hợp đồng, các thủ tục hành chính, consular legalization in Vietnam,  và các dịch vụ pháp lý khác...hotline: 0904253822 - 04.66814111".