Tài liệu, chứng cứ trong các vụ án do trọng tài thụ lý giải quyết chủ yếu do các bên đương sự xuất trình, giao nộp cho trọng tài để làm căn cứ chứng minh cho yêu cầu của mình, hay phản đối yêu cầu của phía bên kia. Trọng tài chỉ trực tiếp thu thập chứng cứ, tài liệu trong những trường hợp mà trọng tài cho là cần thiết để làm rõ sự thật. Một trong những nguồn chứng cứ là lời khai của người làm chứng mà trọng tài có thể khai thác, nhằm làm rõ các tình tiết của vụ án, giúp cho việc xét xử của trọng tài được chính xác.

Khi trọng tài gặp khó khăn, trở ngại trong việc thu thập tài liệu, chứng cứ, trong việc triệu tập người làm chứng, thì theo luật quy định, trọng tài có quyền yêu cầu Tòa án hỗ trợ. Việc Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ, triệu tập người làm chứng theo yêu cầu của trọng tài không phải là Tòa án làm hộ trọng tài, giúp đỡ trọng tài theo nghĩa thông thường. Theo quy định tại khoản 1 Điều 30, các khoản 5 và 6 Điều 340 BLTTDS thì đó là một loại việc dân sự, do luật tố tụng và luật trọng tài quy định và là một hoạt động tố tụng của Tòa án. Các Tòa án được trọng tài yêu cầu cần ý thức được đây là thực hiện chức năng, nhiệm vụ do luật định. Do đó, Tòa án phải có trách nhiệm tích cực hỗ trợ trong phạm vi luật quy định. VKSND là cơ quan kiểm sát việc tuân theo pháp luật, kiểm sát hoạt động tư pháp, nếu thực hiện tốt chức năng kiểm sát nói chung, kiểm sát việc tuân theo pháp luật tố tụng, pháp luật trọng tài nói riêng thì không chỉ giúp Thẩm phán tuân thủ đúng pháp luật trong quá trình tố tụng, mà còn tác động tới việc thực hiện pháp luật trọng tài, góp phần làm cho trọng tài Việt Nam ngày càng phát triển, hoạt động hiệu quả hơn.
1. Tòa án thu thập chứng cứ
1.1. Cũng như tố tụng dân sự, trong tố tụng trọng tài các bên có quyền đồng thời cũng là nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho Hội đồng trọng tài để chứng minh cho yêu cầu của mình, bác bỏ yêu cầu người khác. Hội đồng trọng tài cũng có quyền chủ động tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ. Nhưng tố tụng trọng tài có điểm rất khác với tố tụng dân sự. Nếu như trong tố tụng dân sự biện pháp thu thập chứng cứ bằng giám định, định giá phải có yêu cầu của đương sự và đương sự phải nộp tiền tạm ứng chi phí giám định, định giá thì Tòa án mới trưng cầu giám định, định giá; nếu đương sự không có yêu cầu hoặc có yêu cầu nhưng không nộp tiền giám định, định giá thì Tòa án không tiến hành giám định, định giá, trừ trường hợp các bên thống nhất với nhau với mức giá thấp nhằm trốn tránh nghĩa vụ với nhà nước thì Tòa án mới có quyền chủ động định giá. Còn theo Luật TTTM thì Hội đồng trọng tài có quyền chủ động sử dụng biện pháp thu thập chứng cứ bằng giám định, định giá; chi phí cho việc giám định, định giá do bên yêu cầu giám định, định giá tạm ứng hoặc do Hội đồng trọng tài phân bổ.
Mặc dù Luật TTTM dành cho Hội đồng trọng tài quyền năng thu thập chứng cứ rất lớn, nhưng vì hoạt động của Hội đồng trọng tài không có sức mạnh cưỡng chế như cơ quan công quyền nên có trường hợp Hội đồng trọng tài cũng như đương sự gặp khó khăn trong việc thu thập tài liệu, chứng cứ. Vì vậy, tại khoản 5, 6 Điều 46 Luật TTTM đã quy định trách nhiệm Tòa án hỗ trợ trọng tài, hỗ trợ các bên đương sự trong việc thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, Tòa án chỉ tiến hành thu thập chứng cứ trong trường hợp một hoặc các bên đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ mà vẫn không thu thập được.
Khi các đương sự, Hội đồng trọng tài đã sử dụng mọi cách thức và khả năng cho phép để yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ cung cấp cho mình tài liệu, chứng cứ mà vẫn không được cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp thì được coi là “đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ”. Khi đó đương sự, Hội đồng trọng tài phải có văn bản đề nghị Tòa án thu thập chứng cứ; văn bản này phải nêu rõ nội dung vụ việc đang được giải quyết tại trọng tài, chứng cứ cần thu thập, lý do không thu thập được, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ chứng cứ cần thu thập đó.
Đồng thời, các chủ thể nói trên phải gửi kèm theo văn bản đề nghị các tài liệu: thỏa thuận trọng tài, đơn khởi kiện, tài liệu khác có liên quan và tài liệu, chứng cứ chứng minh việc đã tiến hành thu thập chứng cứ nhưng vẫn không thể tự mình thu thập được.
1.2. Trình tự, thủ tục thu thập, bảo quản, chuyển giao chứng cứ của Tòa án
Khi Tòa án nhận được văn bản đề nghị thu thập chứng cứ, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản, đơn yêu cầu thu thập chứng cứ, Chánh án Tòa án có thẩm quyền phân công một Thẩm phán xem xét, giải quyết yêu cầu thu thập chứng cứ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải có văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ cung cấp chứng cứ cho Tòa án và gửi văn bản đó cho VKS cùng cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ chứng cứ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được chứng cứ do cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp, Tòa án phải thông báo cho Hội đồng trọng tài, bên yêu cầu biết để tiến hành việc giao nhận chứng cứ.
Trường hợp quá thời hạn quy định mà cơ quan, tổ chức, cá nhân không cung cấp chứng cứ theo yêu cầu, thì Tòa án phải thông báo ngay cho Hội đồng trọng tài, bên yêu cầu biết, đồng thời tùy từng trường hợp Tòa án có thể có văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật, hoặc Tòa án áp dụng Điều 389 BLTTDS để xử lý.
Tuy nhiên, cũng cần nói thêm là dù luật đã trao cho Tòa án quyền xử lý và quy định hình thức xử lý, nhưng quy định này chưa có sức sống, chưa phát huy được tác dụng trong thực tế. Hầu như các Tòa án chưa “dám” sử dụng quyền này. Một lý do quan trọng là chưa có các quy định và hướng dẫn thật cụ thể cách thức, trình tự, thủ tục, thẩm quyền… xử lý, nên các Tòa án còn e ngại khi áp dụng.
2. Tòa án triệu tập người làm chứng theo quy định tại Điều 47 Luật TTTM
2.1. Người làm chứng trong vụ việc dân sự của Tòa án, trong tố tụng trọng tài là người có thể biết các tình tiết, sự kiện đã diễn ra trong vụ việc dân sự, trong vụ tranh chấp mà trọng tài đang thụ lý giải quyết.
Người làm chứng có vai trò rất quan trọng trong việc làm sáng tỏ các vấn đề mà hai bên đương sự đang khai khác nhau, tài liệu chứng cứ trong hồ sơ còn mâu thuẫn nhau… Trong thực tế, có rất nhiều vụ việc dân sự hoặc các vụ tranh chấp thuộc quan hệ kinh doanh, thương mại có người làm chứng tham gia ở những giai đoạn khác nhau, với mức độ khác nhau. Người làm chứng tham gia tố tụng dân sự hay tố tụng trọng tài đều rất quan trọng. Do đó, khi giải quyết tranh chấp theo tố tụng trọng tài, nếu một hoặc các bên đương sự đề nghị Hội đồng trọng tài triệu tập người làm chứng đến phiên họp giải quyết tranh chấp và Hội đồng trọng tài thấy người làm chứng đó rất quan trọng, sự tham gia của người làm chứng trong quá trình tố tụng là rất cần thiết, giúp cho Hội đồng trọng tài có cái nhìn khách quan toàn diện, đầy đủ, giúp cho việc giải quyết tranh chấp được đúng đắn, chính xác thì Hội đồng trọng tài có quyền triệu tập người làm chứng đến phiên họp.
Trong trường hợp Hội đồng trọng tài đã triệu tập hợp lệ người làm chứng, nhưng người này không chấp hành, vắng mặt không có lý do chính đáng, việc vắng mặt của người làm chứng đã gây trở ngại cho việc giải quyết tranh chấp của Hội đồng trọng tài, thì Hội đồng trọng tài cung cấp tài liệu, chứng cứ chứng minh việc triệu tập hợp lệ nhưng người làm chứng không chấp hành thì Hội đồng trọng tài yêu cầu Tòa án triệu tập người làm chứng đó. Văn bản đề nghị triệu tập người làm chứng đến cuộc họp của Hội đồng trọng tài phải nêu rõ nội dung vụ việc đang giải quyết tại trọng tài; họ tên, địa chỉ người làm chứng; lý do cần triệu tập người làm chứng; thời gian, địa điểm người làm chứng cần có mặt; đồng thời gửi kèm theo văn bản đề nghị là thỏa thuận trọng tài, đơn khởi kiện, tài liệu khác có liên quan.
2.2. Trình tự, thủ tục ra quyết định, triệu tập người làm chứng và việc gửi quyết định triệu tập người làm chứng.
2.2.1. Trình tự, thủ tục ra quyết định triệu tập người làm chứng
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị triệu tập người làm chứng của Hội đồng trọng tài, Chánh án Tòa án có thẩm quyền phân công một Thẩm phán xem xét, giải quyết.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày được phân công, Thẩm phán phải ra quyết định triệu tập người làm chứng.
Trong quyết định triệu tập người làm chứng, Tòa án phải ghi rõ tên Hội đồng trọng tài yêu cầu triệu tập người làm chứng; nội dung vụ tranh chấp, họ tên, địa chỉ của người làm chứng; thời gian, địa điểm người làm chứng phải có mặt.
2.2.2. Việc gửi quyết định triệu tập người làm chứng
Tòa án phải gửi ngay quyết định này cho Hội đồng trọng tài, người làm chứng, đồng thời gửi cho VKS cùng cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. Người làm chứng có nghĩa vụ nghiêm chỉnh thi hành quyết định của Tòa án.
2.3. Chi phí cho người làm chứng, cho việc thu thập chứng cứ
Cùng với việc nộp các tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu, bên yêu cầu triệu tập người làm chứng phải nộp lệ phí thu thập chứng cứ, triệu tập người làm chứng và chi phí cho người làm chứng theo quy định. Trường hợp Hội đồng trọng tài yêu cầu Tòa án triệu tập người làm chứng, thì chi phí cho người làm chứng cũng do bên yêu cầu triệu tập người làm chứng chịu, hoặc do Hội đồng trọng tài phân bổ. Trong trường hợp chính Hội đồng trọng tài là bên chủ động thấy cần triệu tập người làm chứng để làm rõ tình tiết, sự kiện nào đó trong hồ sơ nên đã quyết định triệu tập người làm chứng hoặc yêu cầu Tòa án triệu tập người làm chứng. Trong trường hợp này, chi phí cho người làm chứng do Tòa án triệu tập cũng do Hội đồng trọng tài xử lý và chi cho người làm chứng.

Tác giả: Tưởng Duy Lượng