Câu hỏi: Kính thưa công ty luật tôi có một thắc mắc muốn được các luật sư tư vấn như sau: Công ty tôi vay một số  hàng hóa của công ty bạn (tạm gọi là D). Bên công ty D đã xuất hóa đơn đỏ cho công ty tôi. Do sơ suất khi vận chuyển, chúng tôi  đã làm mất hóa đơn VAT này. Giữa công ty tôi và công ty D không có hợp đồng vay mượn hay thỏa thuận bằng văn bản mà chỉ trao đổi qua điện thoại. Vậy Quý luật sư có thể tư vấn cho tôi về trường hợp mất hóa đơn không có hợp đồng kinh tế thì sẽ bị xử phạt như thế nào và quy trình xử lý như thế nào không?

Trả lời: Về vấn đề bạn hỏi chúng tôi xin tư vấn các nội dung như sau: Căn cứ Khoản 4 Điều 15 Nghị Định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về việc lập hóa đơn bán hàng như sau:

          “4. Trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng; bán hàng hoá, dịch vụ cùng lúc cho nhiều người tiêu dùng, khi lập hoá đơn người bán hoặc người mua không phải ký tên theo quy định của Bộ Tài chính.”

          - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Tiết đ Khoản 2 Điều 16 hướng dẫn cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn như sau:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hoá đơn

…đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX….”

+ Tại Điều 24 hướng dẫn xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn như sau:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn…”

- Căn cứ Khoản 6 Điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC ngày 31/10/2016 sửa đổi, bổ sung Điều 12 của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua như sau:

“6. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 12 như sau:

“1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo…”

Từ các quy định nêu trên, Chúng tôi xin hướng dẫn để bạn thực hiện như sau:

         Trường hợp Công ty của bạn thực hiện vay hàng hóa qua điện thoại, không có hợp đồng hay thỏa thuận bằng văn bản, người bán đã lập và giao cho hóa đơn mua hàng. Tuy nhiên, do sơ xuất Công ty của bạn (là người mua) đã làm mất hóa đơn này thì người bán và người mua thực hiện lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp đồng thời người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

         Đối với hành vi làm mất hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) thì Công ty của bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo qui định tại Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC đã nêu trên.

- Căn cứ Khoản 4 Điều 15 Nghị Định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về việc lập hóa đơn bán hàng như sau:

          “4. Trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng; bán hàng hoá, dịch vụ cùng lúc cho nhiều người tiêu dùng, khi lập hoá đơn người bán hoặc người mua không phải ký tên theo quy định của Bộ Tài chính.”

          - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Tiết đ Khoản 2 Điều 16 hướng dẫn cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn như sau:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hoá đơn

…đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX….”

+ Tại Điều 24 hướng dẫn xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn như sau:

“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn…”

- Căn cứ Khoản 6 Điều 1 Thông tư số 176/2016/TT-BTC ngày 31/10/2016 sửa đổi, bổ sung Điều 12 của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17 tháng 1 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua như sau:

“6. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 12 như sau:

“1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo…”

Căn cứ quy định nêu trên, Chúng tôi xin tư vấn để các bạn thực hiện như sau:

        Đối với việc Công ty của bạn thực hiện vay hàng hóa qua điện thoại, không có hợp đồng hay thỏa thuận bằng văn bản, người bán đã lập và giao cho hóa đơn mua hàng. Tuy nhiên, do sơ xuất Công ty của bạn đã làm mất hóa đơn này thì người bán và người mua thực hiện lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp đồng thời người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

         Về hành vi làm mất hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) thì Công ty của bạn bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo qui định tại Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC đã nêu trên.